Như các bạn đã biết, trong mỗi ứng dụng CNTT như hiện nay thì email là một trong các phương tiện dùng để liên lạc thường xuyên, nhất là khi làm việc văn phòng. Tuy nhiên, sau khi xem tôi nhận thấy có một số bạn chưa có kỹ năng để viết email. Sau đây, chúng tôi xin hướng dẫn cách viết email một cách chuyên nghiệp nhất.
Tiêu đề của email
Khi nhận một email thì người nhận luôn nhìn vào tiêu đề email là đầu tiên. Tiêu đề email là gì? Là cái mà làm cho người đọc quyết định nên mở máy hay không mở và mở ngay hay để sau. Tiêu đề email chúng ta nên viết gọn thể hiện nội dung chính mà chúng ta muốn truyền tải.
Địa chỉ của email
Sau khi đọc tiêu đề thì người nhận sẽ xem ai là người gửi email đó. Và điều gây sự chú ý nhất cho người nhận đó là email phải chứa tên mình. Nếu như họ tên quá dài thì bạn chỉ cần đặt họ tên và một vài con số có ý nghĩa để dễ phân biệt đó là email của bạn. Hay kết hợp với một tên gọi tiếng Anh mà bạn sẽ sử dụng trong công việc.
Nếu như bạn có địa chỉ email đầy cá tính thì tốt nhất bạn nên tạo một tài khoản email mới, chuyên nghiệp hơn nhé.
Gửi email cho ai thì hãy chào người đó
Nếu bạn gửi email cho ai thì lời mở đầu bạn nên dành cho họ. Nếu trong trường hợp cần thiết thì bạn có thể “xin chào anh, chị hay em có tên riêng và dấu phẩy”
Nội dung của email
Nếu bạn là người đã tạo ra email thì tùy vào mục đích và tính chất công việc để bạn có cách diễn đạt phù hợp, để bắt đầu triển khai vấn đề, nhưng nhất thiết email của bạn phải đủ 3 phần như mở bài, thân bài và kết bài.
Mở bài cần trình bày vấn đề một cách rõ ràng và cụ thể, thân bài cần đề cập đến phương án và phương pháp giải quyết vấn đề nêu trên hoặc nhận định của bản thân mình. Kết bài là yêu cầu nhận được góp ý hay yêu cầu nhận được thư để hồi đáp cho câu hỏi có liên quan đến vấn đề.
Cách để trình bày email
Ngôn ngữ của email nên ngắn gọn, không dài dòng, không lạm dụng các tính từ cảm xúc trong email công việc. Ngoài ra, tránh dùng các câu cảm thán hay đùa giỡn, tránh viết các từ ngữ khó hiểu, không dùng từ ẩn dụ và nên dùng từ phổ thông.
Chữ ký cuối thư của email
Chữ ký cuối thư là một phần giới thiệu của bản thân nên cần lịch sự, tế nhị. Chữ ký đơn giản là lời cảm ơn, họ tên đầy đủ hoặc chỉ ghi họ tên, tên khoa, ngành, trường học và mã vùng quốc gia và số cá nhân.
Trên đây là cách hướng dẫn viết email chuyên nghiệp cần biết khi làm văn phòng. Hy vọng, sẽ giúp cho bạn có thêm kinh nghiệm khi viết email ngay cả khi không được công ty hướng dẫn. Và chúng tôi xin cân nhắc với bạn một điều là không nên dùng email công việc để làm việc cá nhân hay trao đổi với bất cứ ai đó mang tính chất cá nhân và riêng tư.
